Prohlášení o zpracování osobních údajů

dle §18 Zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění a dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady /EU/ č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto osobních údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR):

Pro ERGO Aktiv, o.p.s., IČO: 26554364, se sídlem Olšanská 2666/7, 130 00 Praha 3 je ochrana vašich osobních údajů důležitá. Osobním údajem jsou všechny informace, které se vztahují k vaší osobě. Patří mezi ně zejména jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a další osobní údaje potřebné pro poskytování služby.

Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování. V organizaci jsou zavedena pravidla stanovující, kdo mát přístup k vašim osobním údajům a jaké osobní údaje můžeme zpracovávat.


1. Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je společnost ERGO Aktiv, o.p.s., IČO: 26554364, se sídlem Olšanská 2666/7, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou 1433 O, a to prostřednictvím svých služeb. ERGO Aktiv, o.p.s. osobní údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování, bezpečnost. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.


2. Účel zpracování

Plnění povinností vyplývajících pro ERGO Aktiv z následujících právních předpisů:

  • Oblast pracovně-právní: zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
  • Oblast poskytování sociální služby: zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, v platném znění
  • Oblast poskytování zdravotní péče: zákon č. 272/2011 Sb., o zdravotních službách, v platném znění
  • Oblast účetní: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění.
  • Oblast daňová: Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění

Osobní údaje poskytnuté v rámci poskytování sociální služby jsou uloženy v tzv. spise, který je veden v elektronické a/nebo písemné podobě.

  1. Osobní údaje zpracováváme v rozsahu, ve kterém nám byly poskytnuty před vznikem a v průběhu poskytování služby a/nebo v jakém jsme oprávněni či povinni tyto osobní údaje sami zjišťovat.
  2. Některé osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu (např. fotografie z účasti na námi realizovaných akcích a jejich využití pro propagaci našich služeb).

Popis procesu:

  1. Sociální šetření – během něho zjišťujeme, zda může být naše služba klientovi poskytnuta a zda splňuje podmínky pro poskytování sociální služby
  2. Uzavření smlouvy o poskytování sociální služby – toto je podmínkou pro další společnou práci mezi námi a klientem, bez smlouvy nelze sociální službu poskytovat. Smlouva může být pouze písemná.
  3. Poskytování samotné sociální služby - během celého procesu dochází k získávání informací, které jsou nutné ke správnému nastavení sociální služby, k případným změnám v poskytování s ohledem na vývoj vaší situace apod.
  4. Ukončení služby

3. Kategorie osobních údajů

Identifikační údaje klientů a žadatelů o službu:

  • jméno, příjmení, rodné příjmení (případně všechna dřívější příjmení), titul.
  • rodné číslo
  • adresa trvalého pobytu, případně jiná kontaktní adresa
  • datum a místo narození
  • státní občanství
  • telefonní číslo
  • e-mail

Identifikační údaje zaměstnanců:

  • jméno, příjmení, rodné příjmení (případně všechna dřívější příjmení).
  • rodné číslo
  • adresa trvalého pobytu
  • datum a místo narození
  • státní občanství

Specifické údaje (nad rámec údajů identifikačních) vyžadované výše uvedenými zákony:

Údaje vztahující se k poskytování sociální služby:

  • osobní údaje týkající se vaší sociální situace, což souvisí s naší povinností posoudit, zda je vámi požadovaná služba pro vás vhodná a zda splňujete podmínky pro její poskytnutí, či naplňování uzavřené smlouvy
  • zvláštní (citlivé) osobní údaje – (jedná se především o osobní údaje týkající se zdravotního stavu)
  • stupeň přiznaného příspěvku na péči
  • druh a výše důchodu (pouze u klientů)
  • kontaktní údaje na rodinné příslušníky/opatrovníka
  • informace o ustanovení opatrovníka

Údaje vztahující se k pracovnímu poměru:

  • trestní bezúhonnost
  • dosažené vzdělání
  • datum vzniku pracovního poměru
  • datum a způsob ukončení pracovního poměru
  • údaje o mzdách a dalších náhradách vyplacených zaměstnanci

Údaje vztahující se k rodině zaměstnance a k osobám žijícím se zaměstnancem ve společné domácnosti:

  • rodinný stav zaměstnance
  • jména, příjmení osob, které žijí se zaměstnancem ve společné domácnosti
  • údaje o vyživovaných dětech

4. Kategorie subjektů údajů

  • všichni současní a minulí zaměstnanci DS
  • všichni současní a minulí klienti služby
  • aktuální i bývalí žadatelé o službu
  • zájemci o zaměstnání

5. Kategorie příjemců údajů

Instituce a orgány specifikované ve výše uvedených zákonech (např. místně příslušný finanční úřad, Okresní správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, orgán inspekce práce, úřad práce, odbor sociálních věcí krajského úřadu, registr poskytovatelů sociálních služeb apod.) a dále rovněž na základě svých zákonných pravomocí ve specifických případech i jiné státní orgány (např. orgány činné v trestním řízení, příslušný orgán Policie České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů apod.).

Příjemcem osobních údajů klientů služby jsou pouze naši zaměstnanci.

Vedle nich mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ale to pouze v případě, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům (např. orgány činné v trestním řízení, kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu našich práv (např. soud).

Sdílet osobní údaje klientů s dalšími osobami můžeme také na základě jejich souhlasu (přičemž způsob, podmínky a rozsah předávání osobních údajů třetí straně je vždy v daném souhlasu specifikován).


6. Zdroje osobních údajů

Podle situace zpracováváme osobní údaje, které nám klienti předají nebo je získáme během poskytování služby. V případech, kdy je to k dosažení účelu poskytované služby nezbytné, doplňujeme tyto osobní údaje o osobní údaji získané z dalších zdrojů. Jedná se například o informace od třetích stran např. škola, rodinní příslušníci, policie ČR, lékaři.


7. Je klient povinen nám osobní údaje předávat?

  1. Předání osobní údajů nutných pro poskytování sociální služby je nezbytné pro plnění smlouvy, pro plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůžeme službu poskytnout.
  2. Předání osobní údajů na základě souhlasu klienta je dobrovolné a neovlivňuje poskytování služby.

8. Doba uchování

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývající ze smlouvy o poskytování sociální služby, tj. vždy minimálně po dobu trvání smlouvy, po ukončení smlouvy archivujeme spis po dobu 10 let, není-li obecně závaznými právními předpisy stanovena lhůta delší. Archivační doba začíná běžet 1. lednem roku následujícím po roce, ve kterém došlo k ukončení služby, po uplynutí této doby jsou osobní údaje zlikvidovány.

Osobní údaje, které zpracováváme se souhlasem klientů, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen.


9. Ochrana osobních údajů

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně a to v elektronické nebo listinné podobě.

Za účelem ochrany osobních údajů je jasně definován tzv. systém řízení dokumentace a související organizačně technické zabezpečení ochrany, včetně technických, organizačních a personálních opatření. Pro bezpečnost osobních údajů jsou realizovány kontrolní postupy definované interními předpisy. Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí ze své pracovní pozice do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolováni a vázáni mlčenlivostí.


10. Jaká jsou klientova práva?

Klient má právo na přístup ke svým osobním údajům.

V případě, že jsou osobní údaje nesprávné, nepřesné, má klient právo požadovat opravu.

S přihlédnutím k účelům, pro které osobní údaje zpracováváme, má klient právo, abychom také doplnili neúplné osobní údaje.

Klient má právo na výmaz svých osobních údajů či na omezení jejich zpracování.

Klient má právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, pokud jeho osobní údaje zpracováváme z důvodu veřejného nebo oprávněného zájmu.

Klient má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a jež nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

V případech, kdy ke zpracování klientových osobních údajů vyžadujeme jeho souhlas, je klient oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat, a to písemným oznámením doručeným do sídla Správce nebo na e-mailovou adresu info@ergoaktiv.cz. Svůj souhlas můžete také odvolat i jeho odebráním v rámci zasílaných elektronických nabídek.. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování klientových osobních údajů po dobu, kdy byl tento souhlas platně udělen, ani na zpracování osobních údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností).

V případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním klientových osobních údajů obrátit se na Správce nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů.